INTERNKONTROLL

Arbeidstilsynet skriver på sine nettsider: «Bedriftens HMS-arbeid skal dokumenteres skriftlig. Det skal gå klart fram når og hvordan ulike forhold risikovurderes og kontrolleres, og hvordan dere skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvar for alle ledd i kartleggingsarbeidet, vurdering av risiko og gjennomføring av tiltak.

Det skal være skriftlige beskrivelser av:

• hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet.
• hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS.
• hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende).
• hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (handlingsplan).
• rutine for å håndtere feil og mangler.
• hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten.»

Kravet til dokumentasjonen vil avhenge av type virksomhet, størrelse og risiko.

HMS-forskriften (ref. ovenfor) er knyttet opp mot andre lover og forskrifter. Det er flere myndigheter å forholde seg til, avhengig av hva slags arbeid virksomheten utfører. De mest sentrale myndighetene er Arbeidstilsynet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, Miljødirektoratet og Næringslivets sikkerhetsorganisasjon. Det finnes et felles nettsted for etatene som forvalter HMS-forskriften, der regelverket som forvaltes er søkbart under ett, her.

Hvordan skal Internkontrollen (og HMS-arbeidet) systematiseres?

1. Mål for HMS-arbeidet som virksomheten har og hvem som skal følge dette opp.
2. Oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for virksomheten.
3. Oversikt over sikkerhetsrutiner i virksomheten. Dette kan være rutiner for opplæring, brannøvelser, bruk av verneutstyr osv.
4. Risikokartlegginger.
5. Handlingsplan for HMS-aktiviteter i en gitt periode, vanligvis for 12 måneder.
6. Årlig ledelsesgjennomgang og rapport over aktiviteter og tiltak, inkludert en vurdering av selve systemet og om det har fungert eller bør endres.

Hva skjer dersom virksomheten ikke følger opp HMS-arbeidet?

Tilsynsmyndighetene gjennomfører tilsynsbesøk, stikkprøver eller mer omfattende gjennomgang av hele HMS-systemet i bedriften. Ved brudd kan myndighetene gi pålegg om å rette opp forholdet innen en viss frist. Hvis pålegget ikke etterkommes innen fristen, kan bedriften bli ilagt dagbøter som løper til pålegget er oppfylt. I alvorlige tilfeller kan det også bli snakk om forurensingsgebyr og politianmeldelser, jfr Arbeidstilsynets nettsider.

Mangelfull oppfølging kan medføre problemer med forsikringsoppgjør i skadetilfeller og virksomheten kan tape kontrakter på bakgrunn av at mange kunder og leverandører stiller krav til HMS.

OPPBYGGING AV INTERNKONTROLLEN I PORTALEN:

Internkontrollen under «Mine Dokumenter» er kategorisert på følgende måte:

A – Internkontroll HMS: Herunder arkiveres selve internkontrollen, dvs dokumentet som beskriver f.eks. organisasjon og hvem som er ansvarlig for hva. Bokstav B til og med F er vedlegg.

B – Instrukser: Bedriftens instrukser i forbindelse med HMS.

C – Rutiner: Bedriftens rutiner i forbindelse med HMS

D – Sjekklister/Skjemaer: Bedriftens sjekklister i forbindelse med HMS. Nyttige skjemaer til bruk i HMS-arbeidet.

E – Diverse

F – Dokumentasjon: Rapporter og planer